Der klassische Weg in den Beruf der Archivar:in führt über ein geschichtswissenschaftliches Studium (Bachelor/Master) mit Schwerpunkt Archivwissenschaft oder ein eigenständiges Archivstudium. Alternativ sind auch Quereinstiege mit einem Abschluss in Informationswissenschaft, Bibliothekswissenschaft oder Digital Humanities möglich. Praktika in Archiven und Kenntnisse in Digitalisierung und Datenbankmanagement sind oft entscheidend. Für den höheren Dienst ist meist ein Masterabschluss oder eine Promotion erforderlich.
Archivar:innen sind für die Erschließung, Bewertung und langfristige Sicherung von Schriftgut, Akten, digitalen Daten und anderen Dokumenten zuständig. Sie arbeiten in staatlichen Archiven, kirchlichen Einrichtungen, Unternehmensarchiven oder internationalen Organisationen. Ihre Aufgaben umfassen nicht nur die physische Lagerung, sondern zunehmend auch die Digitalisierung und Bereitstellung von Beständen für Forschung und Öffentlichkeit.
Ein zentraler Bestandteil der Arbeit ist die Bewertung von Unterlagen: Nicht alles wird dauerhaft archiviert – Archivar:innen entscheiden, welche Dokumente historisch relevant sind und welche vernichtet werden können. Dabei orientieren sie sich an gesetzlichen Vorgaben wie dem Bundesarchivgesetz oder branchenspezifischen Richtlinien.
Die Erschließung der Bestände ist ein weiterer Schwerpunkt. Archivar:innen erstellen Findbücher, Datenbanken und Metadaten, um die Auffindbarkeit zu gewährleisten. Sie arbeiten dabei oft mit historischen Quellen, die sie auch für Ausstellungen oder Publikationen aufbereiten. Zudem beraten sie Forschende, Journalist:innen oder Privatpersonen bei der Nutzung der Archive.
Mit der Digitalen Transformation verändert sich der Beruf stark: Archivar:innen müssen sich mit Langzeitarchivierung digitaler Daten, Datenformaten und Cybersicherheit auskennen. Gleichzeitig bleibt die Arbeit mit analogen Beständen (z. B. Pergament, Fotonegative) wichtig – hier sind oft konservatorische Kenntnisse gefragt.
Die Nachfrage nach Archivar:innen bleibt stabil, da die Pflicht zur Archivierung für Behörden und Unternehmen besteht. Besonders gefragt sind Fachkräfte mit digitalen Kompetenzen, etwa in der Verwaltung elektronischer Akten oder der Künstlichen Intelligenz (KI) für die automatisierte Erschließung.
Gleichzeitig steht der Beruf vor Herausforderungen: Viele Archive leiden unter Personalengpässen und haushaltsbedingten Kürzungen. Dennoch eröffnen sich neue Tätigkeitsfelder, etwa in der Beratung zu Compliance (z. B. DSGVO) oder der Aufarbeitung kolonialer Sammlungen. Internationale Organisationen wie die UNESCO suchen zunehmend Archivar:innen für Projekte zum kulturellen Erbe.
Ein wachsender Bereich ist die Unternehmensarchivierung. Firmen wie Wirtschaftsarchive benötigen Expert:innen für die Dokumentation von Firmengeschichte oder die Sicherung digitaler Geschäftsprozesse. Auch im Mediensektor (z. B. Rundfunkanstalten) gibt es Bedarf an Archivar:innen für Audiovisuelle Bestände.
Langfristig wird der Beruf interdisziplinärer: Kooperationen mit Informatiker:innen, Jurist:innen und Kurator:innen nehmen zu. Wer sich in Digital Humanities oder Open Access weiterbildet, hat besonders gute Chancen. Die Archivschule Marburg bietet hier spezifische Fortbildungen an.
Fehlende Praxiserfahrung:
Viele Absolvent:innen scheitern am Berufseinstieg, weil sie keine Archiv-Praktika vorweisen können.
Lösung: Frühzeitig Praktika z.B. in kommunalen Archiven oder beim Bundesarchiv absolvieren – auch unbezahlt. Ehrenamtliche Mitarbeit in Vereinsarchiven sammelt ebenfalls relevante Erfahrungen.
Überforderung durch Digitalisierung:
Wer nur analoge Methoden kennt, hat schlechte Karten.
Lösung: Kurse zu Datenbanken (z. B. DNB), XML/TEI oder Digitalen Langzeitarchivierung (z. B. nestor) belegen.
Unklare Karrierewege:
Viele wissen nicht, ob sie in den öffentlichen Dienst oder die Privatwirtschaft gehen sollen.
Lösung: Berufsverbände nutzen, um Kontakte zu knüpfen. Traineeships (z. B. bei Landesarchiven) bieten Orientierung.
Unterschätzte Soft Skills:
Archivar:innen müssen kommunizieren – mit Forschenden, Behörden oder der Öffentlichkeit.
Lösung: Seminare zu Wissensvermittlung oder Öffentlichkeitsarbeit besuchen. Erfahrung in Ausstellungsprojekten (z. B. über Deutschen Museumsbund) ist ein Plus.
Archivar:innen arbeiten oft in öffentlichen Einrichtungen, die flexible Modelle anbieten: Teilzeit (z. B. 30 Stunden) ist hier häufig möglich, besonders in größeren Archiven. Laut Statistischem Bundesamt arbeiten rund 40 % der Beschäftigten in Kulturberufen in Teilzeit – viele davon sind Frauen.
Allerdings gibt es branchenabhängige Unterschiede: In Unternehmensarchiven oder kirchlichen Einrichtungen ist Teilzeit seltener verhandelbar. Hier helfen Betriebsvereinbarungen oder Elternzeitregelungen. Der Tarifvertrag öffentlicher Dienst (TVöD) sieht zudem Homeoffice-Optionen vor – etwa für digitale Erschließungsarbeiten.
Für Eltern gibt es teilweise spezifische Förderungen: Einige Archive bieten Kita-Plätze an. Wichtig: Frühzeitig mit der Personalabteilung über gleitende Arbeitszeiten sprechen.
Ein kritischer Punkt ist die Vereinbarkeit mit Fortbildungen. Viele Weiterbildungen (z. B. zu Digitalen Standards) finden als Blockveranstaltungen statt. Hier helfen Online-Kurse (z. B. über Archivschule Marburg) oder Bildungsfreistellungen nach Landesrecht.
Hier geht es um die Langzeitarchivierung digitaler Daten, z. B. E-Mails, Websites oder Social-Media-Inhalte. Gefragt sind Kenntnisse in Metadatenstandards (z. B. METS), Datenmigration und Rechtemanagement. Einsatzfelder: Behörden, Medienarchive oder Forschungsdatenzentren.
Archivar:innen in Unternehmen sichern Geschäftsunterlagen, Patente oder Markenrechte. Wichtig sind Kenntnisse in Compliance (z. B. DSGVO) und Risikomanagement. Branchen: Banken, Pharma, Industrie.
Fokus auf Gemeindegeschichte, Kirchenbücher oder Standesamtsakten. Besonders gefragt: Palaeographie (Lesen alter Schriften) und Genealogie. Arbeitgeber: Diözesen, Stadtarchive, Vereine.
Spezialisierung auf audiovisuelle Quellen, z. B. in Rundfunkarchiven (ARD/ZDF) oder Filmmuseen. Technische Skills: Restaurierung, Formatkonvertierung, Rechteklärung.
Aufarbeitung von Sammlungen aus kolonialen Kontexten, oft in Zusammenarbeit mit Herkunftsgemeinschaften. Themen: Provenienzforschung, Restitution, Dekolonisierung von Beständen. Relevant für: Universitäten, Museen, NGOs.
Vermittlung von Archivgut an Schulen, Universitäten oder die breite Öffentlichkeit. Aufgaben: Führungen, Workshops, Ausstellungen. Wichtig: Didaktische Kenntnisse und Social-Media-Kompetenz.
Abgeschlossenes geschichtswissenschaftliches Studium (BA/MA) oder Archivstudium.
Kenntnisse in Archivsoftware
Praktika in Archiven (mind. 3–6 Monate).
Gute Englischkenntnisse (für internationale Standards wie ISAD(G)).
Sorgfalt und Geduld im Umgang mit historischen Dokumenten.
Für den höheren Dienst: Meist Masterabschluss oder Promotion erforderlich.
Jonas studierte und promovierte im Fach Geschichte an der Universität Düsseldorf. Schon zu Beginn seines Studiums haben ihn alte Dokumente fasziniert. Nach dem Studium absolvierte er eine Archiv-Ausbildung am Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz in Berlin und an der Archivschule in Marburg. Heute arbeitet er als wissenschaftlicher Archivar im Historischen Archiv Krupp in der Villa Hügel in Essen.
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Alle Berufe-Videos im Überblick
Das Brutto-Monatsgehalt (Median) aller abhängig Beschäftigten im Beruf Archivar:in beträgt laut Entgeltatlas der Arbeitsagentur € 4.648. Wie bei nach wie vor fast allen Berufen liegt der Verdienst von Männern mit € 4.877 höher als der von Frauen mit € 4.540. Männer verdienen also 7,4 % mehr.
Die abhängig Beschäftigten im Alter von über 55 in diesem Beruf verdienen übrigens brutto € 5.130. Werden nur diejenigen im Alter zwischen 25 und 55 betrachtet, so liegt deren Verdienst (Median) bei brutto € 4.501.
Fallzahl 1.533 („Archivar/in“). Die Gehälter beziehen sich auf am Jahresende Vollzeitbeschäftigte (Angestellte), wobei die genaue Stundenzahl nicht bekannt ist. Ein Teil der Differenz zwischen Frauen und Männern kann evtl. auch daher kommen.
