Microsoft^® Office PowerPoint^® 2007 - Teil B*: Schritt für Schritt ... (Seite 1)

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Von Nicola Pridik

1. Eine einzelne Übersicht für eine schriftliche Arbeit erstellen

Hier seid Ihr richtig, wenn Ihr eine schriftliche Arbeit in Word erstellt habt und diese durch einzelne grafische Übersichten ergänzen möchtet. Zwar bietet auch Word die Möglichkeit, Grafiken zu erstellen, der Umgang mit den Zeichenwerkzeugen bereitet hier jedoch wenig Freude. Es ist halt ein Textverarbeitungsprogramm, kein Grafik- oder Präsentationsprogramm. Von daher ist es ganz richtig, wenn Ihr nunmehr beabsichtigt, das Grafik-Problem mithilfe von PowerPoint zu lösen.

1. Schritt: Programm öffnen und orientieren

Im Vergleich zur Arbeitsoberfläche von Word fallen vor allem zwei Unterschiede auf. Erstens blinkt kein Cursor auf einer leeren (Text-)Seite, sondern Ihr seht beim Öffnen des Programms in der Mitte des Bildschirms eine Folie mit zwei Kästen, die Euch auffordern, einen Titel bzw. Untertitel einzufügen. Zweitens befinden sich links neben dem eigentlichen Arbeitsbereich die Reiter Gliederung und Folien, die u. a. die Navigation durch die Datei erleichtern. Wollt Ihr nur eine Übersicht erstellen, interessiert Euch lediglich der Reiter Folien und der auch erst dann, wenn Ihr die fertige Folie später nach Word kopieren wollt (siehe 4. Schritt).

Die Folien in Powerpoint sind standardmäßig etwas kleiner als eine DIN-A4-Seite. Dies braucht Euch nicht zu irritieren, auch wenn Ihr für Eure Arbeit wahrscheinlich eine deutlich kleinere Übersicht benötigt. Denn die Folien haben nur einen Bruchteil der Ausgangsgröße, wenn Ihr sie später in das Word-Dokument einfügt. Ihr dürft also ruhig den Platz der gesamten Folie ausnutzen. Allerdings solltet Ihr im Blick haben, dass auch das stark verkleinerte Endprodukt noch für den Betrachter lesbar sein muss. Dies bedeutet vor allem, dass die Schriftgröße möglichst nicht kleiner als 18 pt sein sollte.

2. Schritt: Neue Datei speichern

Sicherheitshalber solltet Ihr die mit dem Programmstart geöffnete neue Datei zuerst speichern. Das Dateiformat nennt sich PowerPoint-Präsentation. Es hat das Dateikürzel *.pptx.

Word	PowerPoint
Word-Dokument (*.docx)	PowerPoint-Präsentation (*.pptx)

3. Schritt: Folie mit Inhalt füllen

Zunächst löscht Ihr die beiden Kästen auf der Folie, die Euch auffordern, Titel bzw. Untertitel einzugeben, indem Ihr jeweils den Rahmen anklickt und dann die Entf-Taste drückt.

Um Eure Übersicht zu erstellen, benötigt Ihr in erster Linie die Befehle der Multifunktionsleiste unter der Registerkarte Start.

Wollt Ihr Text auf die Folie bringen, müsst Ihr mit dem Textfeld-Symbol (Gruppe Zeichnung) Textfelder erzeugen.

Textfelder	Einzelheiten siehe Teil A
Textfeld erzeugen	Textfeld-Symbol anklicken (Mauszeiger = Fadenkreuz) > mit gedrückter linker Maustaste einen Rahmen auf der Folie aufziehen > Text hineinschreiben
Textfeld markieren	Mit dem Mauszeiger über das Textfeld fahren und eine Stelle ohne Text suchen, an der der Mauszeiger zum gekreuzten Doppelpfeil wird. Dann Klick mit der linken Maustaste.
Textfeld bearbeiten	Text bearbeiten: Text markieren > Registerkarte Start > Gruppe Schriftart Absätze bearbeiten: Text markieren bzw. Cursor in Absatz > Registerkarte Start > Gruppe Absatz Textfeld bearbeiten: Textfeld markieren > Registerkarte Start > Gruppe Zeichnung
Form des Textfeldes ändern	Textfeld markieren > Registerkarte Format > Form bearbeiten (Gruppe Form einfügen) > Form ändern
Textfeld bewegen	Textfeld markieren und dann und mit gedrückter linker Maustaste verschieben; zum waagerechten/senkrechten Verschieben zusätzlich Shift-Taste gedrückt halten; ansonsten mit den Pfeiltasten; Feinausrichtung: gleichzeitig Strg-Taste drücken
Mehrere Textfelder ausrichten und verteilen	Alle Textfelder markieren (Anklicken und dabei Shift-Taste gedrückt halten) > Registerkarte Start > Anordnen (Gruppe Zeichnung) > Ausrichen
Textfelder vervielfältigen	Kopieren und einfügen: Textfeld markieren > Strg + C > Strg + V Duplizieren: Textfeld markieren > Strg + D

Rechtecke, Kreise, Blockpfeile, sonstige Pfeile, Linien etc. findet Ihr ebenfalls in der Gruppe Zeichnung. Um alle verfügbaren Formen zu sehen, öffnet Ihr mit dem kleinen schwarzen Pfeil neben den Formen das Fenster mit dem Formenkatalog.

Formen	Einzelheiten siehe Teil A
Form erzeugen	Registerkarte Start > in der Gruppe Zeichnung eine Form auswählen und diese auf der Folie aufziehen oder durch einfachen Klick auf der Folie platzieren
Form bearbeiten	Form markieren > Registerkarte Start > Fülleffekt, Formkontur, Formeffekte oder Schnellformatvorlagen (Gruppe Zeichnung); größer und kleiner ziehen der Form mit der Maus (bei gedrückter Shift-Taste)
Form ändern	Form in sich (nur bei manchen Formen möglich): Mit gedrückter linker Maustaste an den gelben Punkten des Rahmens ziehen Art der Form: Form markieren > Registerkarte Format > Form bearbeiten (Gruppe Formen einfügen) > Form ändern
Form bewegen	Auf die Form klicken und mit gedrückter linker Maustaste verschieben; waagerecht/senkrecht: gleichzeitig Shift-Taste drücken ansonsten mit den Pfeiltasten; Feinausrichtung: gleichzeitig Strg-Taste drücken
Mehrere Formen ausrichten und verteilen	Alle Formen markieren (anklicken und dabei Shift-Taste gedrückt halten) > Registerkarte Format > Ausrichten (Gruppe Anordnen)
Form vervielfältigen	Kopieren: Form markieren > Strg + C > Strg + V Duplizieren: Form markieren > Strg + D
Mehrere Form übereinander legen und sortieren	Form(en) markieren > Registerkarte Start > Anordnen (Gruppe Zeichnung) > Befehle unter Objekte sortieren; ausblenden von Formen, die andere überdecken: unter Anordnen auf Auswahlbereich klicken und im erscheinenden Arbeitsbereich die überdeckenden Objekte durch Klick auf das jeweilige Auge ausblenden
Text in die Form einfügen	Form markieren > mit der rechten Maustaste Kontextmenü öffnen > Text bearbeiten; bearbeiten des Textes: wie beim Textfeld

Zum Einfügen von Cliparts und Bildern/Grafiken unterschiedlicher Dateiformate stehen eigene Schaltfächen auf der Registerkarte Einfügen zur Verfügung.

Voraussetzung ist allerdings, dass sie als gesonderte Dateien vorliegen. Ansonsten kommt Ihr vielfach auch mit einem schlichten Kopieren in die Office-Zwischenablage (Strg + C) und dem anschließenden Einfügen (Strg + V) weiter.

Bilder	Einzelheiten siehe Teil A
Bild einfügen	Registerkarte Einfügen > Grafik oder Clipart (Gruppe Illustrationen)
Bild bearbeiten	Bild markieren > Registerkarte Format

Wollt Ihr ein fertiges (!) Diagramm aus Excel in die Datei einfügen, sei folgender Weg empfohlen: In Excel markiert Ihr das Diagramm und kopiert es mit Strg + C in die Office-Zwischenablage. Dann wechselt Ihr nach PowerPoint und fügt das Diagramm über die Registerkarte Start > Einfügen (Gruppe Zwischenablage) > Inhalte einfügen in Eure Folie ein. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Ihr Einfügen als Bild (Windows Metadatei oder Erweiterte Metadatei) auswählt.

Existiert Euer Diagramm noch nicht, bietet Euch PowerPoint die Möglichkeit, es mit den Funktionen von Excel direkt in PowerPoint zu erstellen. Dafür klickt Ihr auf der Registerkarte Einfügen auf die Schaltfläche Diagramm (Gruppe Illustrationen). Zum Einfügen von Excel-Diagrammen vgl. auch Teil A. 2.d).

Wer sich die Arbeit ersparen will, selbst ein Schaubild zu entwickeln, kann eine sog. SmartArt-Grafik einfügen. Geht Ihr über die Registerkarte Einfügen auf SmartArt, präsentiert Euch das erscheinende Dialogfeld ein großes Spektrum möglicher Schaubildtypen zur Darstellung von Listen, Beziehungen, Zyklen etc. Habt Ihr eine passende Darstellungsform gefunden, wählt Ihr die betreffende SmartArt-Grafik aus und klickt anschließend auf Okay. Die Grafik erscheint nun auf der Folie und in der Multifunktionsleiste werden Euch über die Registerkarte Entwurf zahlreiche Möglichkeiten der Bearbeitung angeboten.

4. Schritt: Folie in das Word-Dokument einfügen

Seid Ihr fertig mit der Gestaltung der Folie, speichert Ihr die Datei. Dann klickt Ihr die kleine Vorschaufolie am linken Bildschirmrand auf dem Reiter Folien an und kopiert sie mit Strg + C in die Zwischenablage.
Nun wechselt Ihr nach Word. Dort platziert Ihr den Cursor an der Stelle in Eurem Dokument, an welcher die Folie eingefügt werden soll, und wählt über die Registerkarte Start > Einfügen den Befehl Inhalte einfügen. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem empfohlen sei, den Befehl Einfügen als Bild auszuwählen (eine Bearbeitung mit den Werkzeugen von PowerPoint ist dann allerdings nicht mehr möglich).

Und so könnt Ihr Eure Folie in dem Word-Dokument weiter bearbeiten:

Folie vergrößern/verkleinern (in Word)	Shift-Taste gedrückt halten und an einem Eckpunkt mit gedrückter linker Maustaste ziehen
Rahmen um die Folie (in Word)	Folie markieren > Registerkarte Format > Grafikrahmen (Gruppe Bildformatvorlagen)
Textfluss um die Folie (in Word)	Folie markieren > Registerkarte Format > Textumbruch (Gruppe Anordnen)

Was den Textumbruch um die Folie angeht, könnt Ihr Euch viel Ärger mit ungewollten Textverschiebungen etc. ersparen, wenn Ihr das Layout Mit Text in Zeile auswählt. Die Grafik wird dann so behandelt wie ein großer Buchstabe im Text bzw. ein eigener Absatz. Folglich kann die Grafik auch mit den gleichen Symbolen wie Text rechts, links oder zentriert ausgerichtet werden. Mehr in Teil A. 5.a).

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* Hinweis: Veröffentlichung der Screenshots mit freundlicher Erlaubnis der Microsoft Corporation.

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