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Microsoft® Office PowerPoint® 2007 - Teil A*: Die wichtigsten Themen (Seite 1)
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1. Allgemeines
a) Arbeitsoberfläche, insbes. Ansichten der Präsentation
Im Vergleich zur Arbeitsoberfläche von Word fallen vor allem zwei Unterschiede auf. Zunächst blinkt kein Cursor auf einer leeren (Text-)Seite, wenn Ihr das Programm öffnet, sondern Ihr seht in der Mitte des Bildschirms eine Folie mit zwei Kästen, die Euch auffordern, einen Titel bzw. Untertitel einzufügen.
| Word | PowerPoint |
| Seite | Folie |
Zweiter Unterschied sind die Reiter Gliederung und Folien links neben dem eigentlichen Arbeitsbereich. Während der Reiter Gliederung zur Eingabe aller Texte der Präsentation genutzt werden kann (aber nicht muss), bietet der Reiter Folien in erster Linie Orientierung, wie die Folien vor und nach der gerade bearbeiteten Folie aussehen, und eine zusätzliche Möglichkeit, durch die Präsentation zu navigieren.
Über der Multifunktionsleiste entdeckt Ihr dann noch die Registerkarten Animationen und Bildschirmpräsentation. Hier findet Ihr alle Funktionen/Befehle, die Ihr benötigt, wenn Ihr das Programm in seiner eigentlichen Funktion als Präsentationsprogramm nutzen wollt. Die Registerkarte Entwurf erfüllt eine ähnliche Funktion wie die Registerkarte Seitenlayout in Word.
In PowerPoint arbeitet Ihr – anders als Ihr es wahrscheinlich aus Word gewohnt seid – häufig mit den verschiedenen Ansichten der Datei, die Ihr Euch über die Registerkarte Ansicht anzeigen lassen könnt.
Die Symbole für die Ansichten Normal, Foliensortierung und Bildschirmpräsentation findet Ihr am unteren rechten Bildschirmrand wieder, sodass Ihr direkt darauf zugreifen könnt.
Die eigentliche Arbeitsansicht ist die Ansicht Normal. Hier seht Ihr die Folie, links daneben die Reiter Folien und Gliederung und unter der Folie noch ein Feld, das Platz für Notizen bietet. So wird Euch das Umschalten zur Notizenseite erspart (siehe nächster Absatz). Der Reiter Folien zeigt einen Ausschnitt aus der Foliensortierungsansicht (siehe übernächster Absatz). Auf dem Reiter Gliederung könnt Ihr neben den kleinen Folienicons jeweils die Folientitel und ggf. weiteren Text eingeben (Klickt Ihr rechts neben das Folienicon, erscheint dort der Cursor). Eine neue Folie lässt sich mit der Enter-Taste erzeugen. Während bei den anderen Ansichten überwiegend der visuelle Eindruck der Folie(n) im Mittelpunkt steht, könnt Ihr Euch hier allein auf den Text konzentrieren. Wer möchte, kann auf dem Reiter den gesamten Text für die Präsentation eingeben. Spezielle Befehle für die Gliederungsansicht gibt es auch. Diese findet Ihr allerdings nicht in der Multifunktionsleiste. Sie können nur über ein Kontextmenü erreicht werden, welches erscheint, wenn Ihr in der Gliederungsansicht mit der rechten Maustaste neben ein Folienicon ohne Text klickt. Auch ein Ausdruck der Gliederungsansicht (siehe d] 5. Absatz) ist möglich.
In der Ansicht Notizenseite seht Ihr auf einer DIN-A4-Seite oben die Folie abgebildet und darunter ein Textfeld, in dem Ihr z. B. alles notieren könnt, was Ihr bei Eurem Vortrag zu dieser Folie erzählen möchtet. Ausgedruckt lassen sich Notizenseiten hervorragend als Manuskript beim Vortrag verwenden. Der Notizentext wird mit der Datei gespeichert, ist aber beim Vorführen der Präsentation nicht sichtbar – zumindest nicht für Eure Zuhörer.
Die Ansicht Foliensortierung bietet Euch einen Gesamtüberblick über die erstellten Folien der Präsentation einschließlich deren Nummerierung. Wie der Name schon sagt, könnt Ihr die Folien hier sortieren (Folie anklicken und mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle ziehen) und seht (später) an kleinen Symbolen unter den Folien, ob sie animiert wurden. Diese Symbole könnt Ihr sogar anklicken und Euch so die Animation einschließlich eines evtl. eingerichteten Folienübergangs anzeigen lassen.
Die Ansicht Bildschirmpräsentation schließlich ist die Ansicht, in der Eure Adressaten die Präsentation sehen werden. Beim Erstellen der Präsentation wechselt Ihr in diese Ansicht, um z. B. die Animation der Objekte auf einer Folie zu überprüfen oder Hyperlinks zu testen. Wollt Ihr Euch die Folie, an der Ihr gerade arbeitet, in der Bildschirmpräsentationsansicht anschauen, müsst Ihr das kleine Symbol am rechten unteren Bildschirmrand anklicken (heruntergezogene Leinwand). Geht es dagegen darum, die Präsentation von Anfang an durchzusehen bzw. vorzuführen, so drückt Ihr auf die Taste F5 oder öffnet die Registerkarte Ansicht und wählt dort die Schaltfläche Bildschirmpräsentation.
b) Grundbegriffe
c) Neue Folien einfügen und durch die Präsentation navigieren
In Word wird automatisch eine neue Seite erzeugt, wenn die vorherige voll ist. Das ist in PowerPoint anders. Jede Präsentation hat zunächst nur eine Folie. Jede weitere Folie muss extra hinzugefügt werden, und zwar über die Registerkarte Start > Neue Folie (Gruppe Folien). Nicht zu verwechseln ist dieser Befehl mit dem Befehl Neu, der sich hinter der Office-Schaltfläche verbirgt. Hier wird eine ganz neue Datei geöffnet:
| Neue Datei öffnen | Neue Folie hinzufügen |
 |
 |
Für die Navigation durch die Präsentation in der Normalansicht stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- Reiter Folien und Gliederung am linken Rand
- Schieberegler/Doppelpfeile rechts neben der großen Arbeitsfolie
- Seite- bzw. Bild-Tasten
d) Übersichten / Folien ausdrucken
Das Ausdrucken von Folien funktioniert im Prinzip genauso wie der Ausdruck von Textseiten in Word. Ihr könnt einzelne Folien ausdrucken oder die gesamte Präsentation. Wichtig ist vor allem, dass Ihr im Dialogfeld Drucken (Office-Schaltfläche > Drucken) unter dem Punkt Drucken angebt, in welcher Ansicht (siehe a)) Ihr die Folien ausdrucken möchtet:
Klickt Ihr Folien an, wird jede Folie der Präsentation groß auf eine DIN-A4-Seite gedruckt. Dies braucht Ihr wahrscheinlich eher nicht. Als Vortragsmanuskript eignen sich - wie erwähnt - die Notizenseiten gut. Ansonsten werdet Ihr meistens Handzettel ausdrucken. Hier befinden sich mehrere kleine Folien auf einer Seite. Ihr könnt jeweils angeben, wie viele Folien es sein sollen. Wählt Ihr zwei Folien pro Seite, so haben diese etwa das Format einer DIN-A6-Karteikarte.
Wollt Ihr den Handzettel oder die Notizenseite um Seitenzahlen oder z. B. eine Kopf- oder Fußzeile ergänzen, so könnt Ihr dies über die Registerkarte Einfügen > Kopf- und Fußzeile tun. Standort der Objekte und ihre Formate werden dagegen in der Masteransicht (Registerkarte Ansicht > Handzettel- oder Notizenmaster) eingestellt. Wichtig: In die Platzhalter, die Ihr in der Handzettel-/Notizenmasteransicht seht, wird kein Text eingegeben! Mehr dazu unter dem Punkt Master (siehe 3.a]).
Beim Ausdruck aller bisher genannten Ansichten solltet Ihr außerdem nicht vergessen, im Dialogfeld Drucken anzugeben, ob die Folien im Ausdruck einen Rahmen haben sollen.
Ein Ausdruck der Gliederungsansicht hat den Vorteil, dass hier die Folientitel (und evtl. auch der sonstige Text der Präsentation) übersichtlich angezeigt werden und vor allem auch die Foliennummern sichtbar sind. In den sonstigen Ausdrucken müsst Ihr Euch diese immer von Hand neben die Folien schreiben. Wichtig ist dies für eine flexible Navigation zwischen den Folien, wenn Ihr die Präsentation vorführt. Das gezielte Aufrufen einer Folie per Tastenkombination setzt nämlich voraus, dass Ihr die Nummer der besagten Folie kennt (Folien-Nr. + Enter-Taste). Die Gliederungsansicht wird übrigens immer so ausgedruckt, wie sie aktuell auf dem Bildschirm angezeigt wird. Über das Kontextmenü (rechter Mausklick neben ein Folienicon ohne Text auf dem Reiter Gliederung) könnt Ihr die Formatierung (z. B. Fettdruck von Titeln, besondere Schriftarten etc.) an- und ausstellen:
* Hinweis: Veröffentlichung der Screenshots mit freundlicher Erlaubnis der Microsoft Corporation.
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